Recruiting und Datenschutz-Grundverordnung DS-GVO

Eine Menge ist bereits geschrieben worden über die neue Datenschutz-Grundverordung DS-GVO. Ab 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung in Kraft und regelt verbindlich für Unternehmen und Organisationen jeder Größenordnung den Umgang mit persönlichen Daten. Damit hat die DS-GVO direkten Einfluss auf das Recruitment. Sie setzt Grenzen und Normen für die Verarbeitung von Bewerberdaten (i.S.v. Erhebung, Erfassung, Organisation, Ordnung, Speicherung, Anpassung oder Veränderung, Auslesen, Abfragen, Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, Abgleich, Verknüpfung und die Einschränkung, das Löschen oder das Vernichten).
Wichtiger Kernpunkt ist, dass die betroffene Person (BewerberIn) ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.

In der Praxis bedeutet dies, dass

dem/r BewerberIn bei oder direkt nach Abgabe seiner Bewerbung mitgeteilt werden muss, was mit seinen/ihren Daten geschehen soll und was nicht, er/sie aktiv die Zustimmung zur Verarbeitung / Speicherung seiner Daten geben muss (z.B. Checkbox (Formularbewerbung) oder eine explizite Info per E-Mail mit Antwortoption).

Darüber hinaus fordert die Verordnung, dass

• der/die BewerberIn jederzeit Zugang zu den Daten haben muss, 
• die Daten für sie/ihn "verfügbar" gemacht werden müssen, 
• ein Recht auf "Vergessenwerden" eingeräumt und die Bewerbungsdaten restlos löschbar sein müssen, 
• BewerberInnendaten so lange aufbewahrt werden müssen, bis ihr Zweck erlischt, 
• BewerberInnen ein Recht auf Korrektur und Anpassung ihrer Daten haben, 
• alles zuvor genannte protokolliert und damit nachvollziehbar sein muss. 

Ganz wichtig ist auch die Frage, wer Zugang zu den Bewerbungen hat.

Herumliegende Bewerbungsunterlagen auf Schreibtischen in offenen Büros sind damit genauso tabu wie das Versenden von Rundmails mit Bewerbungen im Anhang an die Nachbarabteilung ohne protokollierbaren Zugriff oder Quittierung.

Unternehmen mit einem gut gemanagten Recruitmentprozess durch geschulte Personaler, die ein aktuelles Bewerbungsmanagementsystem verwenden, haben wenig zu befürchten, wenn ihr Datenschutzbeauftragter für das angewendete Recruitmentverfahren grünes Licht auch für die neue DS-GVO gegeben hat.

Auf der sicheren Seite sind Organisationen, die ihr Recruitment im Sinne eines "Managed Process" durch Auftragsarbeit gem. §28 DS-GVO an einen kompetenten RPO-Partner übertragen, der die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung DS-GVO in Form einer schriftliche Erklärung und ggf. Vorlage weiterer Nachweise bestätigt.

Für alle anderen Organisationen (Unternehmen, öffentliche Auftraggeber, Kommunen, Vereine, ...) wird es eng. Es drohen empfindliche Geldbußen ab Gültigkeit der DS-GVO (Ende Mai 2018). Wir raten dringend zu einer Einbindung von Experten, insbesondere der jeweiligen Datenschutzbeauftragten.

SEO Recruitment

Erinnert sich noch jemand daran, dass die Stellenmärkte der Zeitungen, z.B. der Frankfurter Allgemeine Zeitung FAZ, Beilagenumfang hatten und seitenweise teure Stellenanzeigen auflisteten?

Stellenanzeigen waren DIE Einnahmequellen der Zeitungen. Als die Online Stellenbörsen Fuß fassten, allen voran Stepstone, Jobpilot (heute Monster) und Stellenmarkt.de war es schnell aus mit dem Verdienstmodell. Noch heute leiden Verlage und Mediengruppen bei der Suche nach alternativen Einnahmequellen.

DIE NÄCHSTE REVOLUTION AUF DEM STELLENMARKT IST IN VOLLEM GANGE!

Heute erleben wir, dass die Online-Stellenmärkte das gleiche Schicksal ereilt. Neue Online-Stellenmärkte entstehen wie die Fliegen, knabbern ihren Anteil am Werbekuchen der Stellen ausschreibenden Unternehmen ab oder bringen offene Stellen gleich kostenlos online, um alternative Einnahmemodelle zu betreiben.

Die "etablierten" Markteilnehmer spüren wie einst die Zeitungen empfindliche Einnahmeverluste und schrumpfende Erträge. Es ist heute schon so, dass die meisten kostenpflichtigen Online-Stellenbörsen ihre verkauften Anzeigen durch Hinzunahme von Stellenanzeigen ergänzen, die nicht bezahlt wurden. Deren Kalkül lautet: Nur eine große Anzahl von offenen Stellen lockt Bewerber auf die eigene Plattform, deshalb wird abgeschrieben und übernommen, was das Zeug hält. Dazu gehören unter anderem Indeed, Kimeta, Monster, Baustellen24, die meisten lokalen Online-Stellenportale der Zeitungen u.v.m.

Aufhorchen lassen Zitate der Marktführer:

"Klassische Jobbörsen sind tot" oder "Die Pinnwand für Stellenangebote hat ausgedient"

Diese Äußerungen stammen nicht von irgendwem, sondern von Dr. Sebastian Dettmers, Geschäftsführer der Stepstone Deutschland GmbH nachzulesen bei Haufe, 14.06.2017 / Originalartikel.

WAS BEDEUTET DAS FÜR DAS RECRUITMENT?

Es kommt darauf an, mit Stellenbeschreibungen auf allen Kanälen potentielle Kandidaten zu erreichen, d.h. eine Präsenz auf

• maximal vielen Stellenbörsen,
• auf allen Webseiten, die potentielle Kandidaten nutzen wie Soziale Netzwerke, Newsportale und Foren
• sowie auf "Special Interest" - Seiten für spezielle Kandidaten-Zielgruppen.

Bei näherer Analyse erinnert die Gemengelage stark an das Vermarkten von Webseiten, um Zielgruppen zu erreichen. Damit sind wir direkt beim Thema "SEO Search Engine Optimizing" angekommen. SEO ist die Wissenschaft, Kunst oder das Handwerk, optimierten Content (Webseiteninhalte) an interessierte Leser zu bringen, in dem man bei Google, Bing & Co. ganz oben für so genannte Keywords auftaucht.

Da eine Online-Stellenanzeige nichts anderes ist als eine Webseite mit Text und manchmal Bildinhalten, kann eine Stellenanzeige genauso "SEO-behandelt", das heißt optimiert und verbreitet werden wie jede andere Webseite auch. Das machen sich immer mehr darauf spezialisierte Agenturen (u.a. FEL GmbH) zu Nutze und optimieren die Stellenanzeigen nach SEO Kriterien, was technisch möglich ist. 

Der (Recruiting-)Erfolg gibt ihnen Recht. Da Kosten für Stellenanzeigen weitgehend wegfallen (s.o.) fällt das Augenmerk auf die Optimierung der Stellenanzeigen und deren virale Verbreitung.

Klassische Recruiter in Unternehmen sind damit meist überfordert. Sofern sie sich nicht schnell IT-technisch weiterbilden, von Grund auf SEO Optimierung erlernen und Tools wie Google Analytics, Webmaster Tools oder Piwik im Alltag beherrschen, sind sie auf Hilfe von außen angewiesen.

 

DIE NEUE "POST - SEO AUFGABENVERTEILUNG" IM RECRUITING ...

... kann daher nur lauten, dass das Stellenmarketing vollständig in die Hand von IT-Spezialisten mit Schwerpunkt Personalrecruitment gelegt wird. Der etablierte Personalreferent und Recruiter im Unternehmen konzentriert sich zukünftig auf die Personalauswahl, d.h. die Identifizierung der richtigen Kandidaten fürs Unternehmen, die der IT-Dienstleister mit seiner Technik und seinem Know-how erreicht und in die Datenbank gestellt hat.

"Es wird in zehn Jahren keine Jobbörsen mehr geben. Es wird HR-Hightech-Dienstleister geben, die erfolgreich in der Lage sind, Unternehmen schnell mit passenden Kandidaten zusammenzubringen."

Zitat von Sebastian Dr. Sebastian Dettmers, Geschäftsführer der Stepstone Deutschland GmbH, Quelle s.o.

Die Realität spiegelt wieder, dass "RPO Recruitment Process Outsourcing" in diesem Punkt den Markt aufrollt und sich etablieren wird.
FEL GmbH konzentriert sich seit 2014 ausschließlich auf RPO Recruitment - Outsourcing.

Bewerbungsmanagement als „Shared Service“ für Gruppen und Konzerne

Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein zentralisiertes Bewerbungsmanagement bringt viele Vorteile. Kostenvorteile sind nur ein wichtiger Teil.

Gibt es auch Nachteile abzuwägen?

Fallbeispiel:

Ein KFZ-Handwerksmeister mit Familie sucht einen Arbeitsplatz in seiner Region irgendwo in Schleswig-Holstein. Der Handwerksmeister hat Familie und ist daher nur im Umkreis von 50 km mobil. Der Handwerksmeister kennt ein Autohaus in seiner Nähe, welches schon Jahrzehnte lang in der Region bekannt und verwurzelt ist. Dort will er sich bewerben.

Auf der lokalen Webseite des Autohauses findet er einen Link zur Stellenbörse. Dort sucht er Ausschreibungen oder eine Kontaktadresse vergeblich, bei der er sich bewerben könnte. Stattdessen wird auf ein Bewerbungsmanagement per Link verwiesen, welcher ihn zur Unternehmensgruppe führt, der sich das Autohaus vor einigen Jahren angeschlossen hat.

Er folgt diesem Link und findet sich auf einer Seite wieder, die einen Konzern mit einigen tausend Mitarbeitern repräsentiert. Er erkennt, dass die internationale Gruppe mit Sitz im Ausland eine schier unübersehbare Anzahl an Stellen aufweist. Unter Dutzenden von Optionen in mehreren Auswahlfeldern muss er sich mühsam voranklicken um herauszufinden, ob das Autohaus von nebenan, bei dem er sich bewerben will, eine offene Stelle hat. Eine einfache Möglichkeit zur Initiativbewerbung für „sein Autohaus“ oder einen Ansprechpartner vor Ort sucht er vergebens.

Die vielen Optionen überfordern ihn. Frustriert bricht er seine Bemühungen ab und wendet sich anderen Arbeitgebern zu.

Ist das Fiktion?

Leider nein! Viele Personaler in Dachverbänden und Konzernen vergessen vor lauter Begeisterung über „Effizienzsteigerung“ und „Kostensenkung“ durch ihr neues, zentrales Bewerbungsmanagement, worum es wirklich geht! Nämlich die richtigen Bewerber anzusprechen, es ihnen möglichst leicht zu machen, sich zu bewerben und sie nicht an die Konkurrenz zu verlieren. Kostenaspekte sind erst danach zweitrangig!

Nicht umsonst werden eingeführte (Haus-)Markennamen beibehalten, selbst wenn die regional bekannte Unternehmung schon längst aufgekauft wurde. Warum sollte das auf dem lokalen Arbeitsmarkt nicht gelten?

Die Konsequenz

Lokale Einbettung und trotzdem zentrale Bearbeitung!

Das ist schlicht das Beste aus beiden Welten: Bewerberansprache durch regionale Markennutzung und trotzdem zentrale Bearbeitung der Bewerbungen.
Wie das geht, das erklären wir Ihnen gerne an praktischen Beispielen.

iRPO, das "intelligentere" RPO

Das "i" von iRPO steht für umfassende Beratung, welche den RPO Recruitment Outcourcing Prozess mit HR-Partner kennzeichnet.
Das bedeutet nicht weniger als ein Dauermandat für die jeweils erfolgversprechendste und aktuellste Strategie zur Gewinnung geeigneter Mitarbeiter.

Wenn z.B. durch die Verbreitung der Stellenanzeigen aus dem eingesetzten Multi-Posting Modul nicht die richtigen Mitarbeiter gefunden werden, dann kann als Eskalation eine ActiveSourcing-Dienstleistung oder eine Big-Data-Recruiting-Kampagne dienen, eine Karrieremesse durchgeführt oder andere Maßnahmen wie Recruiting-Videos eingesetzt werden, um mehr Bewerber anzusprechen.

Eine Eskalation findet immer dosiert statt, um nicht gleich den ganz "dicken Hammer", z.B. eine kostenintensive Head-Hunting Kampagne, zu beauftragen, die auch keine Garantie zur Besetzung offenbart. So behält man alle Optionen für Steigerung der Kampagne sowie zahlreiche Reaktionsmöglichkeiten.

Eine ausführliche Nutzen-Präsentation von iRPO finden Sie bei HR-Partner FEL GmbH auf der Webseite http://www.irpo.de.

Nachhaltiges Recruiting | Worauf kommt es an?

Eine nachhaltiges Recruiting umfasst folgende Komponenten:

1. Stellenausschreibung
   klar formuliert, mobil optimiert, Verbreitungsfunktion, mehrere Bewerbungsoptionen (Online, eMail, one click)
2. Strategie
   Welche Methoden? Wo schalten? Wie verbreiten? Wen einbeziehen?
3. Karrierewebseite, die den EmployerBrand transportiert
   und zeigt, dass es sich lohnt, bei dem Unternehmen zu arbeiten
4. Wertschätzende Kommunikation mit Bewerbern
   Annahme-, Zwischenbescheide, Absagen, Einladungen, Datenzugriff/-hoheit immer beim Bewerber!

Wenn einer dieser vier Punkte gestört ist, dann ist ein Besetzungserfolg Glücksache und oft auch die Reputation des Unternehmens gefährdet.

Versetzen Sie sich bitte einmal in die Lage des Bewerbers:

• Sie finden gar nicht die Ausschreibung und erhalten keinen Tipp, obwohl die Stelle für Ihre Person perfekt wäre.
• Sie erhalten keine Eingangsbestätigung, obwohl die Karrierewebseite den positiven Umgang mit Menschen betont.
• Sie erhalten nach sechs Wochen eine Absage für eine Stelle, für die Sie sich gar nicht beworben haben.
• Sie erhalten keine Eingangsbestätigung für Ihre Bewerbung. Auf telefonische Nachfrage vier Wochen später kann Ihre Bewerbung nicht aufgefunden werden.
• Sie wollen sich online bewerben und stoßen auf unzählige Felder eines mehrseitigen Bewerbungsformulars. Kurz vor Ende des Verfahrens stürzt Ihr Rechner ab und Sie müssen von vorne beginnen.

Vorgenannte Beispiele sind real und kommen jeden Tag vor. Je nach Temperament und Leidensgrad des Bewerbers muss ein Unternehmen damit rechnen, dass sich die Menschen an anderer Stelle negativ zu dem Unternehmen äußern, mit dem Sie diese Erfahrung gemacht haben.

Unser Vorschlag zum nachhaltigen Recruitment:

Learn from the best!

Es gibt genügend gute Beispiele für Unternehmen mit gutem und nachhaltigem Recruitment. HR-Partner zeigen Ihnen gerne Best-Practice Beispiele auf und begleiten Sie dabei, mit den Besten gleichzuziehen und Ihr Recruitingproblem nachhaltig zu lösen.

"User Experience" oder "Wie fühlen sich Bewerber von Unternehmen behandelt?"

Mit Recht erwarten Unternehmen von Bewerbern eine professionelle, fehlerfreie Bewerbung, wenn sie auf Stellenanzeigen reagieren. Jeder Personaler hat bereits Bewerbungen erhalten, die schon von der Form vermuten ließen, dass der Kandidat nicht derjenige sei, den sich der Arbeitgeber wünschte und von dem er vertreten werden wollte.

Umgekehrt darf ein Kandidat erwarten, dass seine/ihre Bewerbung professionell und wertschätzend behandelt wird. Hier gibt es häufig Handlungsbedarf, insbesondere bei KMUs (kleinen und mittleren Unternehmen).

Unprofessionell sind eindeutig:

• Kein Eingangsbescheid
• Keine Zwischenmitteilung über den Stand der Bewerbung
• Kein Absagebescheid

Noch schlechter sind nicht eingehaltene Zusagen (wir melden uns bis ....) oder Versprechungen in Stellenanzeigen (moderne Ausstattung, marktgerechte Vergütung, ...), welche schon im ersten Vorstellungsgespräch als Worthülse entlarvt werden.

Darüber hinaus wundern sich Bewerber über rechtschreibtechnische oder grammatikalische Fehler in Mitteilungen (Eingang, Zwischenbescheid, Absage). Das gilt insbesondere für Stellen, bei denen gute Englischkenntnisse gefordert sind. Englischsprachige Bescheide und Absagen erinnern  häufig an das Niveau von Anfängern der ersten Englischklassen.

Diese Formen des Handelns und Wirkens seitens der Unternehmen sind unprofessionell und führen zu einer negativen Wahrnehmung des Arbeitgebers mit Multiplikator Effekt. Schließlich wird nur ein Kandidat eingestellt, alle anderen werden abgesagt und haben eine nicht wünschenswerte Erfahrung mit dem Unternehmen gemacht, die sie ggf. verbreiten werden. Kununu, das führende Bewertungsportal von XING zu Arbeitgebern, ist nur eine Möglichkeit, Unmut über ein negativ wahrgenommenes Bewerbungsverfahren zu äußern.

Nur mit Glück wird man den entstandenen Rufschaden zunächst nicht merken. Irgendwann führt es aber dazu, dass sich weniger Bewerber für das Unternehmen interessieren, was auch bedeutet: Die Arbeitgebermarke (Employer Brand) ist gefährdet.

Was ist zu tun?

1. Zunächst muss ein Verfahren festgelegt werden, wie Ausschreibungen verfasst werden. Wichtig ist, dass alle eingehenden Bewerbungen nur an einer Stelle  zusammenlaufen. Eine stellenspezifische eMail Adresse oder ein Online-Bewerbungsformular sind hilfreich. Reaktionszeiten für Bescheide an Kandidaten sind festzulegen und verbindlich an die beteiligten Entscheider zu kommunizieren.
2. Danach muss die Zuständigkeit geregelt werden. Z.B. Wer übernimmt die Bearbeitung der Bescheide? Von dieser Stelle werden Unterlagen an die Entscheider geroutet, terminiert und nachgefasst.
3. Dann werden Textvorlagen als Antwortformulare für die eingehenden Bewerbungen und alle mit dem Bewerbungsablauf zusammenhängenden Unterlagen entwickelt und bereitgestellt. Diese Texte sind inhaltlich wie orthographisch genau zu prüfen. Grundlagen des AGG (Allgemeines Gleichstellungsgesetz) sind zwingend anzuwenden. Gleiches gilt auch für englischsprachige Kommunikation.

Die meisten der vorstehenden Punkte werden durch Einsatz eines modernen Bewerbermanagementsystems auf ein hohes Prozessqualitätsniveau gehoben. Das Unternehmen hat zu entscheiden, ob es die Bedienung des Systems durch eigenes Personal realisiert oder den Prozess an einen HR-Partner outsourct. Letzteres vermeidet eine Investition in Technologie, weil der Partner das System "mitbringt".

Alternativen sind betriebswirtschaftlich fast immer unterlegen, da nur ein vergleichsweise hoher Personaleinsatz und sehr gute Prozessbeschreibungen das hohe Prozessniveau eines professionellen Bewerbungsmanagementsystems erreichen können.

HR-Partner zeigen Ihnen gerne an praktischen Beispielen, wie der Einsatz eines Bewerbungsmanagementsystems Ihre Prozesse verbessern hilft und Ihre Arbeitgebermarke schützt.

Sie haben Zweifel, ob Ihr Unternehmen die richtige Größe für einen wirtschaftlichen Einsatz hat? Antworten darauf finden Sie hier.

Outsourcing der Personalsuche, Fakten

Welches Unternehmen kennt das nicht? 

Personalsuchen verschlingen Zeit und Kosten

• für Auswahl der passenden Suchwege wie z.B. Stellenbörsen
• Bearbeitung eingehender Bewerbungen
• Auswahl der richtigen Bewerber
• und die Absagen der nicht erfolgreichen Bewerber

Fehlerquellen gibt es reichlich

• Die Anzeigen werden nicht gelesen, weil die falschen Medien / Suchmethoden gewählt wurden
• Die Bewerbungen gehen nicht in dem notwendigen Maß ein
• Kandidaten springen ab, weil sie bessere Stellenangebote haben oder weil es ihnen zu lange dauert
• Bewerbungen gehen verloren
• Bewerber erhalten späte oder keine Annahmebestätigung oder Zwischenbescheide
• Der Prozess verzögert sich, weil interne Mitarbeiter nicht ausreichend Zeit für die Bearbeitung der Bewerbungen haben (viele Telefonanfragen, Krankheit, Urlaubszeit, ...)
• Kandidaten springen ab, weil der Prozess zu lange dauert
• Die Auswahl fällt auf die falschen Kandidaten
• Enttäusche Bewerber geben schlechte Wertungen auf Bewerberportalen ab
• Headhunter werden zu hohen Kosten eingekauft

Resümee: 

Obwohl Recruiting keine Kernaufgabe der suchenden Unternehmen ist, hat es trotzdem (notgedrungen) in vielen Unternehmen einen hohen Stellenwert (Budget), weil "Geschäft ohne die richtigen Mitarbeiter einfach nicht geht".

Welche Alternativen gibt es?

1. Vergabe von Teilaufgaben der Mitarbeitersuche an spezialisierte Dienstleister
2. Outsourcing des Recruitings (verschiedene Leistungstiefen möglich)

zu 1.
In vielen Unternehmen ist das die gängige Praxis. Für die Stellenausschreibungen gibt es einen Dienstleister, der gestaltet und schaltet. Gleichzeitig wird in Eigenregie mit Stellenanzeigen auf der Homepage gesucht. Die Bearbeitung der Bewerbungen wird im eigenen Unternehmen durchgeführt und im Nachgang wird ein Headhunter beschäftigt.

zu 2.
Ein Outsourcing des Recruiting-Prozesses ist ein konsequenter Schritt um Fehler (z.B. Auswahl Stellenmärkte, nicht optimales Bewerbungshandling, ..) zu vermeiden, eigene Mitarbeiterressourcen zu entlasten und die "time to hire", die Projektdauer, zu senken.
Das Spezialwissen des Outsourcing-Partners zur Suche (Methodenwahl, Stellenmarketing, BigData Tools, IT-Einsatz, ..) vermeidet Verzögerungen und hilft, Kosten zu senken.
Ein Outsourcing ist in beliebiger Tiefe möglich. Das Spektrum reicht von der reinen Zuführung von Kandidaten und der damit zusammenhängenden Sachbearbeitung (Bescheidwesen) als Vorstufe der eigenen Personalarbeit bis hin zum Active Sourcing mit anschließender qualifizierter Personalauswahl.

Alternativkalkulationen 

für "eigenes Recruiting", "Vergabe von Teilaufgaben" und "Outsourcing" ergeben in 95% aller Fälle klare Aussagen:
Outsourcing ist kaum zu schlagen. Qualität, Kosten und Prozessdauer profitieren erheblich.

• Bei kleineren Unternehmen (1-5 Einstellungen p.a.) überwiegen die Vorteile der Qualität (mehr Bewerber, bessere Qualität des Prozesses, Projektdauer)
• Mittlere Unternehmen (5-50 Einstellungen p.a.) profitieren in allen Feldern Qualität, Zeit, Kosten
• Größere Unternehmen (> 50 Einstellungen p.a) profitieren vom sinkenden "Headcount" und vor allem durch das kostenseitige Optimierungspotential
  

Hemmnisse in Unternehmen für die Entscheidung

1. Unkenntnis über Outsourcing im Detail
2. Das Gefühl, auf eine wichtige Kompetenz, das eigene Recruiting, nicht verzichten zu können.

Hier helfen nur Detailkenntnisse weiter. HR-Partner informieren Sie umfassend und berechnen die Alternativen individuell für Ihr Unternehmen, damit Sie eine gute Entscheidungsgrundlage und -Vorlage erhalten.