Unternehmenswachstum in Zeiten des Fachkräftemangels - Wie geht das?

Warum RPO Recruitment Outsourcing der Schlüssel zu Ihrem Erfolg sein kann

Stellen Sie sich vor: Sie verlieren keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach neuen Mitarbeitern, sondern konzentrieren sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft. Klingt verlockend? Dann könnte Recruitment Process Outsourcing (RPO) die Lösung für Sie sein!

1. Kostenreduktion: Die wahre Kostenfalle sind unbesetzte Stellen!

Offene Stellen bedeuten nicht nur verloren gegangene Produktivität, sondern auch erhebliche Ausgaben für Stellenausschreibungen, Datenbanklizenzen, Personalvermittler und Headhunter. Ein RPO-Dienstleister hat bereits die notwendigen Tools und das Know-how, um die richtigen Kandidaten effizient zu finden, und hilft Ihnen dabei, diese Kosten zu senken.

2. Spezialisiertes Know-how: Experten an Ihrer Seite

Das Finden der passenden Mitarbeiter erfordert spezialisierte Kenntnisse in Marketing, IT, KI und Big Data. Ein RPO-Anbieter bringt diese Expertise mit und setzt modernste Technologien ein, um Ihre Recruiting-Maßnahmen optimal zu unterstützen.

3. Maximale Flexibilität: Reagieren Sie auf schwankende Bedarfe

Der Personalbedarf schwankt? Kein Problem! RPO-Dienstleister passen ihre Kapazitäten schnell und flexibel an Ihre aktuellen Anforderungen an, ohne dass Sie dauerhaft in zusätzliche Ressourcen investieren müssen.

4. Schneller Start: Sofort einsatzbereit

Während die Implementierung neuer Software-Tools oft langwierig ist, startet ein RPO-Anbieter innerhalb weniger Tage durch. So verlieren Sie keine wertvolle Zeit und können sofort mit der Personalsuche beginnen.

5. Keine Investitionen nötig: Nutzen Sie vorhandene Systeme

Ein RPO-Dienstleister bringt seine eigene, erprobte Software mit. Das spart Ihnen die hohen Anschaffungskosten und das Risiko, dass die neue Technologie nicht den gewünschten Erfolg bringt.

6. Optimierter Personaleinsatz: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Recruiting bindet oft wertvolle Ressourcen, die anderweitig produktiver eingesetzt werden könnten. Mit einem RPO-Dienstleister stärken Sie Ihre Personalabteilung, ohne das eigene Team aufstocken zu müssen.

7. Erhöhte Datensicherheit: Schutz vor Viren und Cyberangriffen

Ein professioneller RPO-Dienstleister verfügt über fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Systeme vor virenverseuchten Bewerbungen zu schützen. So bleibt Ihr IT-System sicher und funktionsfähig.

8. Datenschutzkonformität: DSGVO sicher umsetzen

Die Einhaltung der DSGVO ist essenziell, besonders im Umgang mit Bewerberdaten. Ein RPO-Partner stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden und schützt Sie vor empfindlichen Geldbußen.

9. Prozessbeschleunigung: Verkürzen Sie Ihre Time-to-Hire

Ein zentralisiertes Bewerbungsmanagement sorgt dafür, dass der gesamte Recruiting-Prozess schneller und effizienter abläuft. Über Service Level Agreements (SLAs) wird der Prozess transparent und nachvollziehbar gestaltet.

10. Transparenz und Erfolgsmessung: Wissen, was wirklich zählt

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, den Erfolg ihrer Recruiting-Maßnahmen objektiv zu bewerten. Ein RPO-Dienstleister liefert detaillierte Reportings und Statistiken, die Ihnen ein klares Bild Ihrer Recruiting-Performance geben und fundierte Entscheidungen ermöglichen.

Fazit: 

Mit RPO Recruitment Process Outsourcing können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Experten sich um die Gewinnung Ihrer Fach- und Führungskräfte kümmern. Nutzen Sie diese Vorteile und steigern Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer Personalabteilung nachhaltig!

Die Bedeutung von RPO Recruitment Process Outsourcing für die wirtschaftliche Zukunft Deutschlands

Die deutsche Wirtschaft steht vor erheblichen Herausforderungen durch den demographischen Wandel und den damit einhergehenden Fachkräftemangel. Angesichts einer alternden Bevölkerung und rückläufigen Geburtenraten sinkt das Angebot an qualifizierten Arbeitskräften stetig. In diesem Kontext gewinnt das Recruitment Process Outsourcing (RPO) zunehmend an Bedeutung als strategischer Lösungsansatz, um Unternehmen bei der effektiven Bewältigung dieser Herausforderungen zu unterstützen.

Bedeutung des Demographiewandels und Fachkräftemangels

Der demographische Wandel in Deutschland führt zu einer alternden Bevölkerung und einer Verkleinerung der erwerbsfähigen Altersgruppe. Prognosen zufolge wird der Anteil der über 67-Jährigen bis 2030 signifikant ansteigen, während die Gruppe der 20- bis 64-Jährigen deutlich schrumpfen wird. Diese Entwicklung hat direkte Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt und führt zu einem intensiven Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte.

Der aktuelle Fachkräftemangel betrifft viele Branchen, darunter IT, Ingenieurwesen, Gesundheitswesen und Handwerk. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, geeignete Talente zu finden, um ihre Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft zu erhalten. Die traditionellen Rekrutierungsprozesse stoßen hierbei zunehmend an ihre Grenzen.

Rolle des Recruitment Process Outsourcing (RPO)

RPO bietet eine umfassende und maßgeschneiderte Lösung, um den Rekrutierungsprozess zu optimieren und den Zugang zu qualifizierten Talenten zu verbessern. Durch die Auslagerung des Rekrutierungsprozesses an spezialisierte Dienstleister können Unternehmen von deren Expertise, Ressourcen und Netzwerken profitieren. Die wichtigsten Vorteile von RPO im Kontext des demographischen Wandels und Fachkräftemangels sind:

1. Effizienzsteigerung: RPO-Anbieter verfügen über etablierte Prozesse und Technologien, die den Rekrutierungsprozess effizienter gestalten. Dies umfasst die Nutzung von fortschrittlichen Bewerbermanagementsystemen, Datenanalysen und KI-gestützten Tools zur Identifizierung und Ansprache von Talenten.

2. Zugang zu breiteren Talentpools: RPO-Dienstleister haben Zugang zu umfangreichen Netzwerken und Talentpools, die über die traditionellen Rekrutierungskanäle hinausgehen. Sie können passive Kandidaten ansprechen, die möglicherweise nicht aktiv auf Stellensuche sind, aber dennoch für eine Position geeignet sein könnten.

3. Flexibilität und Skalierbarkeit: RPO-Lösungen bieten Unternehmen die Flexibilität, ihre Rekrutierungsstrategie an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen. In Phasen mit erhöhtem Personalbedarf können RPO-Anbieter schnell zusätzliche Ressourcen bereitstellen, um den Anforderungen gerecht zu werden.

4. Kostenreduktion: Durch die Optimierung der Rekrutierungsprozesse und die Reduzierung der Time-to-Hire können Unternehmen Kosten einsparen. Zudem entfallen hohe Investitionen in interne Rekrutierungsteams und -technologien.

5. Fokus auf Kernkompetenzen: Unternehmen können sich durch die Auslagerung der Rekrutierung auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass der Zugang zu qualifizierten Fachkräften gewährleistet ist.

Lösungsansatz gegen den Fachkräftemangel

Um dem Fachkräftemangel effektiv zu begegnen, sollte RPO als integraler Bestandteil einer umfassenden Personalstrategie betrachtet werden. Ein möglicher Lösungsansatz umfasst folgende Schritte:

1. Bedarfsanalyse und Planung: Identifikation der aktuellen und zukünftigen Personalbedarfe sowie der Qualifikationsanforderungen. Erstellung einer detaillierten Rekrutierungsstrategie unter Berücksichtigung des demographischen Wandels.

2. Partnerschaft mit einem RPO-Anbieter: Auswahl eines erfahrenen RPO-Dienstleisters, der über spezifisches Branchenwissen und ein starkes Netzwerk verfügt. Definition der Ziele und Erwartungen an die RPO-Partnerschaft.

3. Implementierung und Integration: Nahtlose Integration des RPO-Anbieters in die bestehenden HR-Prozesse. Nutzung von Technologie und Datenanalyse zur Verbesserung der Kandidatensuche und -auswahl.

4. Kontinuierliches Monitoring und Anpassung: Regelmäßige Überprüfung der Rekrutierungsergebnisse und Anpassung der Strategie bei Bedarf. Nutzung von Feedback und Daten, um den Prozess kontinuierlich zu optimieren.

5. Employer Branding und Talentbindung: Aufbau einer starken Arbeitgebermarke, um die Attraktivität für potenzielle Kandidaten zu erhöhen. Implementierung von Maßnahmen zur Talentbindung, um die Fluktuation zu minimieren.

Fazit

RPO stellt eine entscheidende Lösung dar, um den Herausforderungen des demographischen Wandels und des Fachkräftemangels in Deutschland zu begegnen. Durch die effiziente Auslagerung des Rekrutierungsprozesses an spezialisierte Dienstleister können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern und den Zugang zu qualifizierten Talenten nachhaltig verbessern. RPO ermöglicht es, den Rekrutierungsprozess zu optimieren, Kosten zu reduzieren und die Rekrutierungsziele effektiv zu erreichen.

Was kostet Recruiting?

Mit welchen Kosten man bei einer Neueinstellung eigentlich rechnen muss, ist oft unklar. Doch aufgepasst: Das liegt nicht nur daran, dass Recruiter sich üblicherweise nicht in die Karten schauen lassen möchten! Wir wollen aus der Sicht eines RPO Recruitment Process Outsourcing Partners mit dieser Analyse Transparenz schaffen.

Selbst Personaler in Unternehmen können (oder wollen) häufig keine konkreten Angaben dazu machen, was die Besetzung einer Stelle, eine Kampagne oder das Gesamtrecruitment im Unternehmen kostet.

Wenn diese Daten nicht akribisch erarbeitet werden, basieren alle weiteren Aufwandsannahmen auf Schätzungen. Das ist eine denkbar schlechte Voraussetzung, um Fortschritte und Verbesserungen, die Wirksamkeit des Gesamtrecruitments oder auch nur einzelner Aktionen oder Tools zu messen.

Es kommt darauf an,  ...

... was alles dazu gezählt und welcher Aufwand außen vor gelassen wird. Häufig unberücksichtigt bleiben die eingesetzten Arbeitszeiten, um alle Prozesse zu bedienen. Diese reichen von der Bedarfsfeststellung, der Formulierung der Anforderung bis zur Einstellung der Kandidaten. Dazwischen gibt es z.B. noch Stellenanzeigen, die layoutet, abgestimmt und verbreitet werden müssen, Anrufe von Bewerbern, die wissen wollen, ob die Stellen noch offen sind, die Sichtung und Bewertung der Unterlagen, Interviews, Auswahl und vieles mehr.

Eine objektive Analyse bedarf vorab einer Definition der Parameter

Alle nachstehend aufgeführte Positionen erfordern Zeiteinsatz ausgebildeter Fachleute und/oder Mittel der jeweiligen Fachgebiete (HR, IT, Marketing, ...). Das ist unabhängig davon, ob interne (Angestellte) oder externe Fachkräfte (Headhunter, RPO-Partner, ...) ihre Arbeitszeit erbringen.

Kosten- und qualitätsrelevante Aufwände, ...

... die in der nachfolgenen Aufstellung zu 100% berücksichtigt und entsprechend berechnet wurden.

1. Betrieb, Anpassung (Customizing) eines Bewerbungsmanagementsystems mit 24/7 Zugriff für Bewerber, Entscheider, Bearbeiter
2. Schutz des Unternehmens vor Computerviren, die in Bewerbungs-E-Mails eingebettet sind
3. Abbildung / Nachweis sämtlicher Anforderungen gem. §28 EU-DSGVO
4. Definition von Besetzungsprojekten in einem Bewerbungsmanagementsystem und Rechtevergabe
5. Formulierung und Design von Stellenanzeigen
6. Verbreitung der Stellenanzeigen auf On- und Offlinemärkten incl. Schaltungskosten, auch "Premium"-Stellenbörsen
7. Annahme der Bewerbungen, Eingangsbestätigung innerhalb von 24 Std.
8. Standardisierung der Bewerbung nach Kundenvorgabe (ein einzelnes PDF, alt. spezifische Angaben)
9. Betrieb einer Bewerber-Hotline
10. Laufende Kommunikation mit Bewerbern wie Annahmebescheide, Rückfragen, Zwischenbescheide, Einladungen, Absagen
11. Koordination / Moderation der am Projekt beteiligten, innerbetrieblichen Entscheider
12. ActiveSourcing Maßnahmen zur Eskalation
13. Ggf. Koordination / Einbindung dritter Dienstleister für ACs, Grafiker, Texter, Interviewer
14. Projektbegleitende Beratung und ggf. Eskalationen
15. Anpassung des Systems und Wartung
16. Auslagen, Koordination der Reisekosten der Bewerber
17. Umfassendes Reporting / Erarbeitung zahlreicher KPIs

Nicht betrachtet werden in dieser Analyse

• Kosten der Interviewer im Unternehmen (Zeitaufwand der Angestellten der auftraggebenden Unternehmen),
• interner zeitlicher Aufwand für z.B. Betriebsrundgänge mit Bewerbern
• zeitlicher und ggf. monetärer Aufwand für Vertragserarbeitung,

weil sich diese Positionen unserer Kenntnis entziehen.

 

Recruitingkosten nach Berufsgruppen

Nachfolgende Kosten sind reale Durchschnittswerte hunderter Besetzungen durch FEL GmbH als RPO Partner seiner Mandanten im gesamten Bundesgebiet bis ins Jahr 2018. Dazu zählen internationale Konzerne mit einigen tausend Mitarbeitern, öffentliche Auftraggeber aber auch Kleinbetriebe mit einzelnen Einstellungen p.a..

Um die Aussagefähigkeit weiter zu steigern, teilen wir die Recruitingkosten den Bewerbungen bestimmten Berufsgruppen zu. Das hilft, um z.B. festzustellen, ob die durchnittlichen Kosten zur Besetzung einer Führungskraft oder eines Ingenieurs voneinander abweichen, und wenn, in welchem Maße.

1	Top-Management	€ 3.182,50
2	Ingenieure	€ 2.854,02
3	Fachkräfte und Techniker	€ 2.597,22
4	IT-Fachkräfte inkl. Berater	€ 2.513,62
5	Führungskräfte und Katalogberufe	€ 2.255,02
6	Angestellte (Kaufm., Sonstige)	€ 2.096,60

Anmerkung: Bei einem höheren Einstellungsaufkommen (>100 MA p.a.) reduzieren sich die Kosten je Einstellung in den Einzelbereichen z.T. erheblich.

Das Ergebnis mag eine Überraschung sein. Ein erster Anhaltspunkt für ein Benchmarking ist es auf jeden Fall.

Unser Tipp lautet daher: Führen Sie einen Vergleich Ihrer Werte mit den vorstehenden Werten durch.

 

Benchmarking im Recruitment

Man nehme alle kosten- und qualitätsrelevante Aufwände für Recruitment des eigenen Unternehmens, ermittle die Anzahl der besetzten Stellen, teile sie den Berufsgruppen zu und multipliziere sie mit den Vergleichswerten.

Wenn Sie weitere Informationen zu Kosten im Recruitment, insbesondere für Ihre Branche und Ihre Unternehmensgröße wünschen, zögern Sie nicht, uns anzusprechen.

Von uns erhalten Sie immer transparente Informationen aus erster Hand!

Outsourcing der Personalsuche, Fakten

Welches Unternehmen kennt das nicht? 

Personalsuchen verschlingen Zeit und Kosten

• für Auswahl der passenden Suchwege wie z.B. Stellenbörsen
• Bearbeitung eingehender Bewerbungen
• Auswahl der richtigen Bewerber
• und die Absagen der nicht erfolgreichen Bewerber

Fehlerquellen gibt es reichlich

• Die Anzeigen werden nicht gelesen, weil die falschen Medien / Suchmethoden gewählt wurden
• Die Bewerbungen gehen nicht in dem notwendigen Maß ein
• Kandidaten springen ab, weil sie bessere Stellenangebote haben oder weil es ihnen zu lange dauert
• Bewerbungen gehen verloren
• Bewerber erhalten späte oder keine Annahmebestätigung oder Zwischenbescheide
• Der Prozess verzögert sich, weil interne Mitarbeiter nicht ausreichend Zeit für die Bearbeitung der Bewerbungen haben (viele Telefonanfragen, Krankheit, Urlaubszeit, ...)
• Kandidaten springen ab, weil der Prozess zu lange dauert
• Die Auswahl fällt auf die falschen Kandidaten
• Enttäusche Bewerber geben schlechte Wertungen auf Bewerberportalen ab
• Headhunter werden zu hohen Kosten eingekauft

Resümee: 

Obwohl Recruiting keine Kernaufgabe der suchenden Unternehmen ist, hat es trotzdem (notgedrungen) in vielen Unternehmen einen hohen Stellenwert (Budget), weil "Geschäft ohne die richtigen Mitarbeiter einfach nicht geht".

Welche Alternativen gibt es?

1. Vergabe von Teilaufgaben der Mitarbeitersuche an spezialisierte Dienstleister
2. Outsourcing des Recruitings (verschiedene Leistungstiefen möglich)

zu 1.
In vielen Unternehmen ist das die gängige Praxis. Für die Stellenausschreibungen gibt es einen Dienstleister, der gestaltet und schaltet. Gleichzeitig wird in Eigenregie mit Stellenanzeigen auf der Homepage gesucht. Die Bearbeitung der Bewerbungen wird im eigenen Unternehmen durchgeführt und im Nachgang wird ein Headhunter beschäftigt.

zu 2.
Ein Outsourcing des Recruiting-Prozesses ist ein konsequenter Schritt um Fehler (z.B. Auswahl Stellenmärkte, nicht optimales Bewerbungshandling, ..) zu vermeiden, eigene Mitarbeiterressourcen zu entlasten und die "time to hire", die Projektdauer, zu senken.
Das Spezialwissen des Outsourcing-Partners zur Suche (Methodenwahl, Stellenmarketing, BigData Tools, IT-Einsatz, ..) vermeidet Verzögerungen und hilft, Kosten zu senken.
Ein Outsourcing ist in beliebiger Tiefe möglich. Das Spektrum reicht von der reinen Zuführung von Kandidaten und der damit zusammenhängenden Sachbearbeitung (Bescheidwesen) als Vorstufe der eigenen Personalarbeit bis hin zum Active Sourcing mit anschließender qualifizierter Personalauswahl.

Alternativkalkulationen 

für "eigenes Recruiting", "Vergabe von Teilaufgaben" und "Outsourcing" ergeben in 95% aller Fälle klare Aussagen:
Outsourcing ist kaum zu schlagen. Qualität, Kosten und Prozessdauer profitieren erheblich.

• Bei kleineren Unternehmen (1-5 Einstellungen p.a.) überwiegen die Vorteile der Qualität (mehr Bewerber, bessere Qualität des Prozesses, Projektdauer)
• Mittlere Unternehmen (5-50 Einstellungen p.a.) profitieren in allen Feldern Qualität, Zeit, Kosten
• Größere Unternehmen (> 50 Einstellungen p.a) profitieren vom sinkenden "Headcount" und vor allem durch das kostenseitige Optimierungspotential
  

Hemmnisse in Unternehmen für die Entscheidung

1. Unkenntnis über Outsourcing im Detail
2. Das Gefühl, auf eine wichtige Kompetenz, das eigene Recruiting, nicht verzichten zu können.

Hier helfen nur Detailkenntnisse weiter. HR-Partner informieren Sie umfassend und berechnen die Alternativen individuell für Ihr Unternehmen, damit Sie eine gute Entscheidungsgrundlage und -Vorlage erhalten.