Was kostet Recruiting?

Mit welchen Kosten man bei einer Neueinstellung eigentlich rechnen muss, ist oft unklar. Doch aufgepasst: Das liegt nicht nur daran, dass Recruiter sich üblicherweise nicht in die Karten schauen lassen möchten! Wir wollen aus der Sicht eines RPO Recruitment Process Outsourcing Partners mit dieser Analyse Transparenz schaffen.

Selbst Personaler in Unternehmen können (oder wollen) häufig keine konkreten Angaben dazu machen, was die Besetzung einer Stelle, eine Kampagne oder das Gesamtrecruitment im Unternehmen kostet.

Wenn diese Daten nicht akribisch erarbeitet werden, basieren alle weiteren Aufwandsannahmen auf Schätzungen. Das ist eine denkbar schlechte Voraussetzung, um Fortschritte und Verbesserungen, die Wirksamkeit des Gesamtrecruitments oder auch nur einzelner Aktionen oder Tools zu messen.

Es kommt darauf an,  ...

... was alles dazu gezählt und welcher Aufwand außen vor gelassen wird. Häufig unberücksichtigt bleiben die eingesetzten Arbeitszeiten, um alle Prozesse zu bedienen. Diese reichen von der Bedarfsfeststellung, der Formulierung der Anforderung bis zur Einstellung der Kandidaten. Dazwischen gibt es z.B. noch Stellenanzeigen, die layoutet, abgestimmt und verbreitet werden müssen, Anrufe von Bewerbern, die wissen wollen, ob die Stellen noch offen sind, die Sichtung und Bewertung der Unterlagen, Interviews, Auswahl und vieles mehr.

Eine objektive Analyse bedarf vorab einer Definition der Parameter

Alle nachstehend aufgeführte Positionen erfordern Zeiteinsatz ausgebildeter Fachleute und/oder Mittel der jeweiligen Fachgebiete (HR, IT, Marketing, ...). Das ist unabhängig davon, ob interne (Angestellte) oder externe Fachkräfte (Headhunter, RPO-Partner, ...) ihre Arbeitszeit erbringen.

Kosten- und qualitätsrelevante Aufwände, ...

... die in der nachfolgenen Aufstellung zu 100% berücksichtigt und entsprechend berechnet wurden.

1. Betrieb, Anpassung (Customizing) eines Bewerbungsmanagementsystems mit 24/7 Zugriff für Bewerber, Entscheider, Bearbeiter
2. Schutz des Unternehmens vor Computerviren, die in Bewerbungs-E-Mails eingebettet sind
3. Abbildung / Nachweis sämtlicher Anforderungen gem. §28 EU-DSGVO
4. Definition von Besetzungsprojekten in einem Bewerbungsmanagementsystem und Rechtevergabe
5. Formulierung und Design von Stellenanzeigen
6. Verbreitung der Stellenanzeigen auf On- und Offlinemärkten incl. Schaltungskosten, auch "Premium"-Stellenbörsen
7. Annahme der Bewerbungen, Eingangsbestätigung innerhalb von 24 Std.
8. Standardisierung der Bewerbung nach Kundenvorgabe (ein einzelnes PDF, alt. spezifische Angaben)
9. Betrieb einer Bewerber-Hotline
10. Laufende Kommunikation mit Bewerbern wie Annahmebescheide, Rückfragen, Zwischenbescheide, Einladungen, Absagen
11. Koordination / Moderation der am Projekt beteiligten, innerbetrieblichen Entscheider
12. ActiveSourcing Maßnahmen zur Eskalation
13. Ggf. Koordination / Einbindung dritter Dienstleister für ACs, Grafiker, Texter, Interviewer
14. Projektbegleitende Beratung und ggf. Eskalationen
15. Anpassung des Systems und Wartung
16. Auslagen, Koordination der Reisekosten der Bewerber
17. Umfassendes Reporting / Erarbeitung zahlreicher KPIs

Nicht betrachtet werden in dieser Analyse

• Kosten der Interviewer im Unternehmen (Zeitaufwand der Angestellten der auftraggebenden Unternehmen),
• interner zeitlicher Aufwand für z.B. Betriebsrundgänge mit Bewerbern
• zeitlicher und ggf. monetärer Aufwand für Vertragserarbeitung,

weil sich diese Positionen unserer Kenntnis entziehen.

 

Recruitingkosten nach Berufsgruppen

Nachfolgende Kosten sind reale Durchschnittswerte hunderter Besetzungen durch FEL GmbH als RPO Partner seiner Mandanten im gesamten Bundesgebiet bis ins Jahr 2018. Dazu zählen internationale Konzerne mit einigen tausend Mitarbeitern, öffentliche Auftraggeber aber auch Kleinbetriebe mit einzelnen Einstellungen p.a..

Um die Aussagefähigkeit weiter zu steigern, teilen wir die Recruitingkosten den Bewerbungen bestimmten Berufsgruppen zu. Das hilft, um z.B. festzustellen, ob die durchnittlichen Kosten zur Besetzung einer Führungskraft oder eines Ingenieurs voneinander abweichen, und wenn, in welchem Maße.

1	Top-Management	€ 3.182,50
2	Ingenieure	€ 2.854,02
3	Fachkräfte und Techniker	€ 2.597,22
4	IT-Fachkräfte inkl. Berater	€ 2.513,62
5	Führungskräfte und Katalogberufe	€ 2.255,02
6	Angestellte (Kaufm., Sonstige)	€ 2.096,60

Anmerkung: Bei einem höheren Einstellungsaufkommen (>100 MA p.a.) reduzieren sich die Kosten je Einstellung in den Einzelbereichen z.T. erheblich.

Das Ergebnis mag eine Überraschung sein. Ein erster Anhaltspunkt für ein Benchmarking ist es auf jeden Fall.

Unser Tipp lautet daher: Führen Sie einen Vergleich Ihrer Werte mit den vorstehenden Werten durch.

 

Benchmarking im Recruitment

Man nehme alle kosten- und qualitätsrelevante Aufwände für Recruitment des eigenen Unternehmens, ermittle die Anzahl der besetzten Stellen, teile sie den Berufsgruppen zu und multipliziere sie mit den Vergleichswerten.

Wenn Sie weitere Informationen zu Kosten im Recruitment, insbesondere für Ihre Branche und Ihre Unternehmensgröße wünschen, zögern Sie nicht, uns anzusprechen.

Von uns erhalten Sie immer transparente Informationen aus erster Hand!

Outsourcing der Personalsuche, Fakten

Welches Unternehmen kennt das nicht? 

Personalsuchen verschlingen Zeit und Kosten

• für Auswahl der passenden Suchwege wie z.B. Stellenbörsen
• Bearbeitung eingehender Bewerbungen
• Auswahl der richtigen Bewerber
• und die Absagen der nicht erfolgreichen Bewerber

Fehlerquellen gibt es reichlich

• Die Anzeigen werden nicht gelesen, weil die falschen Medien / Suchmethoden gewählt wurden
• Die Bewerbungen gehen nicht in dem notwendigen Maß ein
• Kandidaten springen ab, weil sie bessere Stellenangebote haben oder weil es ihnen zu lange dauert
• Bewerbungen gehen verloren
• Bewerber erhalten späte oder keine Annahmebestätigung oder Zwischenbescheide
• Der Prozess verzögert sich, weil interne Mitarbeiter nicht ausreichend Zeit für die Bearbeitung der Bewerbungen haben (viele Telefonanfragen, Krankheit, Urlaubszeit, ...)
• Kandidaten springen ab, weil der Prozess zu lange dauert
• Die Auswahl fällt auf die falschen Kandidaten
• Enttäusche Bewerber geben schlechte Wertungen auf Bewerberportalen ab
• Headhunter werden zu hohen Kosten eingekauft

Resümee: 

Obwohl Recruiting keine Kernaufgabe der suchenden Unternehmen ist, hat es trotzdem (notgedrungen) in vielen Unternehmen einen hohen Stellenwert (Budget), weil "Geschäft ohne die richtigen Mitarbeiter einfach nicht geht".

Welche Alternativen gibt es?

1. Vergabe von Teilaufgaben der Mitarbeitersuche an spezialisierte Dienstleister
2. Outsourcing des Recruitings (verschiedene Leistungstiefen möglich)

zu 1.
In vielen Unternehmen ist das die gängige Praxis. Für die Stellenausschreibungen gibt es einen Dienstleister, der gestaltet und schaltet. Gleichzeitig wird in Eigenregie mit Stellenanzeigen auf der Homepage gesucht. Die Bearbeitung der Bewerbungen wird im eigenen Unternehmen durchgeführt und im Nachgang wird ein Headhunter beschäftigt.

zu 2.
Ein Outsourcing des Recruiting-Prozesses ist ein konsequenter Schritt um Fehler (z.B. Auswahl Stellenmärkte, nicht optimales Bewerbungshandling, ..) zu vermeiden, eigene Mitarbeiterressourcen zu entlasten und die "time to hire", die Projektdauer, zu senken.
Das Spezialwissen des Outsourcing-Partners zur Suche (Methodenwahl, Stellenmarketing, BigData Tools, IT-Einsatz, ..) vermeidet Verzögerungen und hilft, Kosten zu senken.
Ein Outsourcing ist in beliebiger Tiefe möglich. Das Spektrum reicht von der reinen Zuführung von Kandidaten und der damit zusammenhängenden Sachbearbeitung (Bescheidwesen) als Vorstufe der eigenen Personalarbeit bis hin zum Active Sourcing mit anschließender qualifizierter Personalauswahl.

Alternativkalkulationen 

für "eigenes Recruiting", "Vergabe von Teilaufgaben" und "Outsourcing" ergeben in 95% aller Fälle klare Aussagen:
Outsourcing ist kaum zu schlagen. Qualität, Kosten und Prozessdauer profitieren erheblich.

• Bei kleineren Unternehmen (1-5 Einstellungen p.a.) überwiegen die Vorteile der Qualität (mehr Bewerber, bessere Qualität des Prozesses, Projektdauer)
• Mittlere Unternehmen (5-50 Einstellungen p.a.) profitieren in allen Feldern Qualität, Zeit, Kosten
• Größere Unternehmen (> 50 Einstellungen p.a) profitieren vom sinkenden "Headcount" und vor allem durch das kostenseitige Optimierungspotential
  

Hemmnisse in Unternehmen für die Entscheidung

1. Unkenntnis über Outsourcing im Detail
2. Das Gefühl, auf eine wichtige Kompetenz, das eigene Recruiting, nicht verzichten zu können.

Hier helfen nur Detailkenntnisse weiter. HR-Partner informieren Sie umfassend und berechnen die Alternativen individuell für Ihr Unternehmen, damit Sie eine gute Entscheidungsgrundlage und -Vorlage erhalten.