"User Experience" oder "Wie fühlen sich Bewerber von Unternehmen behandelt?"

Mit Recht erwarten Unternehmen von Bewerbern eine professionelle, fehlerfreie Bewerbung, wenn sie auf Stellenanzeigen reagieren. Jeder Personaler hat bereits Bewerbungen erhalten, die schon von der Form vermuten ließen, dass der Kandidat nicht derjenige sei, den sich der Arbeitgeber wünschte und von dem er vertreten werden wollte.

Umgekehrt darf ein Kandidat erwarten, dass seine/ihre Bewerbung professionell und wertschätzend behandelt wird. Hier gibt es häufig Handlungsbedarf, insbesondere bei KMUs (kleinen und mittleren Unternehmen).

Unprofessionell sind eindeutig:

• Kein Eingangsbescheid
• Keine Zwischenmitteilung über den Stand der Bewerbung
• Kein Absagebescheid

Noch schlechter sind nicht eingehaltene Zusagen (wir melden uns bis ....) oder Versprechungen in Stellenanzeigen (moderne Ausstattung, marktgerechte Vergütung, ...), welche schon im ersten Vorstellungsgespräch als Worthülse entlarvt werden.

Darüber hinaus wundern sich Bewerber über rechtschreibtechnische oder grammatikalische Fehler in Mitteilungen (Eingang, Zwischenbescheid, Absage). Das gilt insbesondere für Stellen, bei denen gute Englischkenntnisse gefordert sind. Englischsprachige Bescheide und Absagen erinnern  häufig an das Niveau von Anfängern der ersten Englischklassen.

Diese Formen des Handelns und Wirkens seitens der Unternehmen sind unprofessionell und führen zu einer negativen Wahrnehmung des Arbeitgebers mit Multiplikator Effekt. Schließlich wird nur ein Kandidat eingestellt, alle anderen werden abgesagt und haben eine nicht wünschenswerte Erfahrung mit dem Unternehmen gemacht, die sie ggf. verbreiten werden. Kununu, das führende Bewertungsportal von XING zu Arbeitgebern, ist nur eine Möglichkeit, Unmut über ein negativ wahrgenommenes Bewerbungsverfahren zu äußern.

Nur mit Glück wird man den entstandenen Rufschaden zunächst nicht merken. Irgendwann führt es aber dazu, dass sich weniger Bewerber für das Unternehmen interessieren, was auch bedeutet: Die Arbeitgebermarke (Employer Brand) ist gefährdet.

Was ist zu tun?

1. Zunächst muss ein Verfahren festgelegt werden, wie Ausschreibungen verfasst werden. Wichtig ist, dass alle eingehenden Bewerbungen nur an einer Stelle  zusammenlaufen. Eine stellenspezifische eMail Adresse oder ein Online-Bewerbungsformular sind hilfreich. Reaktionszeiten für Bescheide an Kandidaten sind festzulegen und verbindlich an die beteiligten Entscheider zu kommunizieren.
2. Danach muss die Zuständigkeit geregelt werden. Z.B. Wer übernimmt die Bearbeitung der Bescheide? Von dieser Stelle werden Unterlagen an die Entscheider geroutet, terminiert und nachgefasst.
3. Dann werden Textvorlagen als Antwortformulare für die eingehenden Bewerbungen und alle mit dem Bewerbungsablauf zusammenhängenden Unterlagen entwickelt und bereitgestellt. Diese Texte sind inhaltlich wie orthographisch genau zu prüfen. Grundlagen des AGG (Allgemeines Gleichstellungsgesetz) sind zwingend anzuwenden. Gleiches gilt auch für englischsprachige Kommunikation.

Die meisten der vorstehenden Punkte werden durch Einsatz eines modernen Bewerbermanagementsystems auf ein hohes Prozessqualitätsniveau gehoben. Das Unternehmen hat zu entscheiden, ob es die Bedienung des Systems durch eigenes Personal realisiert oder den Prozess an einen HR-Partner outsourct. Letzteres vermeidet eine Investition in Technologie, weil der Partner das System "mitbringt".

Alternativen sind betriebswirtschaftlich fast immer unterlegen, da nur ein vergleichsweise hoher Personaleinsatz und sehr gute Prozessbeschreibungen das hohe Prozessniveau eines professionellen Bewerbungsmanagementsystems erreichen können.

HR-Partner zeigen Ihnen gerne an praktischen Beispielen, wie der Einsatz eines Bewerbungsmanagementsystems Ihre Prozesse verbessern hilft und Ihre Arbeitgebermarke schützt.

Sie haben Zweifel, ob Ihr Unternehmen die richtige Größe für einen wirtschaftlichen Einsatz hat? Antworten darauf finden Sie hier.